Nytåret byder ikke kun på fyrværkeri, nye mål og dugfriske budgetter. For mange virksomheder er 1. januar også den dag, hvor en stribe aftaler forlænger sig selv – helt automatisk. Det sker uden møder og uden underskrifter. Ofte opdager ingen i ledelsen det – og det er jo fint, hvis kontrakten er brugbar, men det gælder også for dem, der er forældet.
Resultatet er udgifter til systemer, abonnementer og serviceaftaler, som ingen længere bruger. Har du ikke styr på, hvornår hver kontrakt udløber, kan én glemt dato binde dig i et helt år mere. Derfor er november det rigtige tidspunkt at tage et kig i skuffen.
Derfor fornyer en kontrakt sig selv
Mange leverandører skriver en klausul om automatisk fornyelse ind i deres aftaler. Den betyder, at kontrakten forlænges med en ny periode, hvis ingen af parterne siger op inden en bestemt frist. Fristen ligger typisk mellem to uger og tre måneder før udløb. Ofte gemmer den sig i et underpunkt i handelsbetingelserne, som de færreste læser igen efter underskriften. Kombineres fornyelsen med en lang bindingsperiode, kan du ende med at være låst fast i lang tid – selvom du ikke skal bruge produktet/aftalen. Det er sjældent et bevidst valg. Det er konsekvensen af en overset dato.
Spørgsmålet er så, om loven giver din virksomhed en udvej.
Kommercielle kontrakter
En kommerciel kontrakt er en aftale mellem to erhvervsdrivende om køb af varer, ydelser eller rettigheder. Det kan være en leverandøraftale, en softwarelicens eller en serviceaftale på printeren. Forbrugere er beskyttet af regler, der sætter grænser for lange bindinger. Den beskyttelse har din virksomhed som udgangspunkt ikke. Mellem to virksomheder gælder aftalefriheden, og det, I har skrevet under på, er det, der gælder. Kun på enkelte områder, eksempelvis erhvervsleje, sætter lovgivningen faste rammer for opsigelse.
Ansvaret for at holde øje ligger altså hos dig selv.
Sådan finder du de glemte aftaler
De fleste virksomheder har flere løbende aftaler, end ledelsen tror. Nogle er indgået af tidligere medarbejdere, andre er klikket hjem på få minutter. Det gode er, at du kan skabe overblik på en eftermiddag. Det kræver bare, at du går systematisk til værks og begynder det rigtige sted.
Start med pengestrømmen
Det letteste sted at begynde er ikke i arkivet, men i bogføringen. Træk en liste over alle faste, tilbagevendende betalinger fra de seneste tolv måneder. Hver linje er et spor til en aftale, og mange overraskelser dukker op allerede her.
Kig også på kreditkortudtogene. Små SaaS-abonnementer bliver ofte betalt med firmakort uden om den normale indkøbsproces.
Saml kontrakterne ét sted
Find derefter selve dokumenterne frem. De ligger måske i en indbakke, på et delt drev eller hos en medarbejder, der har forladt virksomheden. Notér for hver kontrakt, hvornår den udløber, hvor langt opsigelsesvarslet er, og hvem der ejer aftalen internt. Den sidste oplysning er afgørende. En aftale uden en ansvarlig person er netop den, der fornyer sig selv i det stille.
Regn fristen baglæns
Den reelle deadline er sjældent 1. januar. Det er udløbsdatoen minus opsigelsesvarslet. Med tre måneders varsel skulle du have sagt op senest 1. oktober. Med en måneds varsel har du stadig frem til 1. december.
Har du allerede overskredet fristen, er slaget dog ikke nødvendigvis tabt.
Når fristen er sprunget
Juridisk står du svagt, hvis kontrakten er klar, og varslet er overskredet. Men en leverandør har sjældent glæde af en kunde, der føler sig fanget. Ring til din kontaktperson, forklar situationen, og spørg til mulighederne. Mange er villige til at skære ned på antallet af licenser, skifte til en billigere pakke eller forkorte den nye periode. Har du flere aftaler med samme leverandør, står du endnu stærkere ved forhandlingsbordet.
Byg en vane, der holder
Den bedste beskyttelse er et enkelt kontraktoverblik, som bliver opdateret løbende. Det kræver ikke et dyrt system. Et regneark med udløbsdatoer og en kalenderpåmindelse 30 dage før hver frist rækker langt.
Overblikket betyder også noget, hvis du en dag vil sælge virksomheden. En køber vil vide præcis, hvilke forpligtelser der følger med. Et rodet aftalegrundlag skaber usikkerhed og kan presse prisen. Gør det derfor til en fast opgave hvert efterår at gennemgå alle aftaler. Så er det dig og ikke en glemt klausul, der bestemmer, hvilke kontrakter der følger med ind i det nye år.
Skriv et svar